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A praticidade das pastas de prestação de contas e de outros documentos digitais

Publicado em 15/05/2019 por Rodrigo

A digitalização da documentação do condomínio favorece sua consulta pela coletividade. Afinal, vale lembrar que toda a documentação do condomínio pertence à massa condominial e deve ser fornecida a qualquer condômino que a solicitar.

 Uma queixa corriqueira é a recusa de alguns síndicos em permitir aos condôminos o acesso às pastas de prestação de contas mensais, geralmente sob a alegação de que elas devem ser vistoriadas na presença de alguém.

 A alegação de que as pastas em poder de terceiros podem se extraviar ou ser danificadas sucumbe ante a possibilidade de adoção das práticas pastas digitais, que podem estar armazenadas na nuvem.

 Hoje, o síndico pode ter em seu smartphone acesso a todas as pastas do último ano, ou mais. Assim, diretamente do seu telefone, o síndico pode enviar em segundos, por e-mail, qualquer pasta solicitada por um condômino. Uma solução prática, barata e rápida para quem nada tem a esconder.

 Não se deve confundir o acesso à documentação com a prestação de contas, que só a assembleia geral pode exigir do síndico, anualmente ou a qualquer tempo.

 Atualmente, quando até os processos judiciais são eletrônicos, não faz sentido enviar atas, circulares e documentos de cobrança impressos via correio, e muito menos mediante protocolo, já que a cota condominial é uma dívida portable, cujo dever de pagar é automático, não cabendo aceitar do devedor alegações de não recebimento dos boletos para isentá-lo da cobrança de multa, juros e correção monetária.

 Além do desperdício de recursos do envio de atas impressas a dezenas ou centenas de condôminos, quando a maioria deles nem sequer se dá ao trabalho de lê-las.

 Por enquanto, apenas a convocação para assembleias ainda deve ser enviada em formato impresso, com protocolo ou por carta registrada, porque a lei exige que todos os condôminos sejam convocados, e isso precisa ser documentalmente comprovado, a fim de evitar a possibilidade de anulação dessas sessões.

 Portanto, aqueles que se dizem transparentes podem e devem adotar pastas de prestação de contas digitais, salvando-as na nuvem e enviando-as aos condôminos, sempre que eles as solicitarem, considerando, ainda, a vantagem de elas servirem de cópias de segurança para o caso de as pastas físicas originais se danificarem ou extraviarem.
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